Die Zulassungsstellen arbeiten mit einer Standardliste. Im Detail unterscheiden sich die Kreise leicht, für einen Pkw sind die Kernunterlagen:
- Zulassungsbescheinigung Teil II (früher Fahrzeugbrief), immer im Original
- Zulassungsbescheinigung Teil I bei einem bereits zugelassenen Gebrauchtwagen
- Nachweis über eine gültige Hauptuntersuchung (HU) bei Gebrauchtwagen, sofern nicht schon in den Papieren vermerkt
- eVB-Nummer, die elektronische Versicherungsbestätigung des Versicherers
- SEPA-Lastschriftmandat für die Kfz-Steuer, unterschrieben vom Halter
- Ausweisdokument des Halters; bei Firmen ein Handelsregisterauszug
- Vollmacht und Ausweis des Bevollmächtigten, wenn jemand anderes die Zulassung erledigt
- Bei Neu- oder Importfahrzeugen: die Übereinstimmungsbescheinigung (CoC) oder eine andere Datenbestätigung
Solange Kfz-Steuer oder Gebühren offen sind, verweigert die Behörde die Zulassung. Fahrzeuge mit Sicherheitscodes in den Papieren lassen sich oft online über i-Kfz zulassen; dann gibt es einen vorläufigen Zulassungsnachweis, der 10 Tage gilt, bis die Papiere da sind.